Coordinateur événementiel

 

Descriptif du poste

Le montage d’un événement commence par un appel d’offre. Si l’agence remporte le contrat elle imagine alors un concept de communication et un événement qui répondent à la problématique du client. L’agence propose ensuite une recommandation à son client, contenant l’essence du message que celui­-ci souhaite faire passer. Si le client est satisfait par la proposition, le projet peut démarrer. On entre alors dans la phase de production.​ À partir de ce moment, on chiffre, on négocie, on sélectionne le matériel, on remplit les papiers, etc. Sur place, l’organisateur d’événement, après avoir travaillé sur le dossier, dirige ses équipes pour monter la manifestation, briefe ses fournisseurs, établit un rétroplanning, propose la réalisation d’affiches, etc.

 

Activités

● Identifier les besoins du client et le conseiller selon ses attentes.

● Rechercher et sélectionner les prestataires, les fournisseurs, les intervenants, les

lieux, la restauration, l’animation, la location, etc.

● Établir les devis et conclure les prestations de services avec le client.

● Planifier la réalisation de l’événement et coordonner les prestataires, fournisseurs et

intervenants.

● Contrôler la conformité de réalisations de fournisseurs, sous­traitants, prestataires.

Les activités plus spécifiques :

● Établir un cahier des charges, une réponse à un appel d’offres.

● Réaliser les démarches administratives liées à l’événement (formalités, autorisations,

etc.).

● Concevoir et proposer une prestation traiteur.

● Développer et animer un réseau de partenaires, fournisseurs et prestataires.

● Mettre en oeuvre les actions de communication liées à l’événement.

● Développer un portefeuille de clients/prospects.

● Établir et gérer un budget client.

Compétences nécessaires

● Techniques de communication

● Techniques commerciales

● Gestion budgétaire

 

 Fonctions

Chef de projet événementiel

Conseiller / Conseillère en organisation de mariages

Conseiller / Conseillère en organisation d’événementiel de particuliers

Organisateur d’événements

­> Organisateur / Organisatrice de manifestations

­> Organisateur / Organisatrice de mariages et de séminaires

­> Organisateur / Organisatrice de réceptions

­> Organisateur / Organisatrice de soirées

Régisseur / Régisseuse d’événementiel

Responsable événement

Wedding planner

Après quelques années d’expérience, il est possible d’évoluer vers un poste de directeur de la communication ou encore de consultant en communication. Autre évolution possible :directeur de clientèle et directeur associé d’une agence de relations presse ou de communication par exemple.

Structures

● Agence d’événementiel

● Agence de communication

● Agence de publicité

● Société de services

● Travail en indépendant

 

Salaires

En tant que débutant, un organisateur d’événement peut espérer gagner entre 1 200 € et 2 700 € brut par mois. La rémunération d’un organisateur événementiel dépend de plusieurs facteurs qui détermineront le nombre d’événements organisés dans l’année et donc le bénéfice moyen annuel à en retirer. D’une façon générale, on estime que le gain de l’organisateur équivaut à environ 10 % du coût global de l’événement.​ Des primes sont parfois distribuées après les événements.

Compétences nécessaires

Outre toutes les méthodes de communication​ classiques indispensables, le chargé de communication événementielle doit posséder des compétences solides et transversales. Sans oublier des capacités d’organisation,​un bon niveau de culture générale​ et la maîtrise des outils informatiques​(logiciels bureautiques, de création et de gestion).

Qualités

Le sens de l’adaptation​et de l’initiative​face aux imprévus, ainsi qu’une bonne résistance au stress ​sont nécessaires. Il faut aussi être capable de créativité, d’imagination ​et faire preuve d’une grande rigueur​. Autres qualités appréciées par les recruteurs : disponibilité,​ réactivité​, autonomie​, organisation​et sens du dialogue​et écoute​.

D’autres qualités :

● Polyvalence

● Patience

● Souplesse d’esprit

● Curiosité

● Exactitude

 

Formations

Cet emploi / métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT) dans le secteur de la communication ou du commerce. Il est également accessible avec une expérience professionnelle dans le secteur sans diplôme particulier. La pratique d’une langue étrangère, en particulier l’anglais, peut être exigée.

Chiffres sur la fonction de ​wedding planner

L’une des spécialités les plus exercées comme organisateur d’événement dans le domaine privé est wedding planner. Ce sont les responsables chargés de l’organisation des mariages. En France, il en existe plus de 600 recensés dans les pages jaunes. Cependant, en France métropolitaine on estime le nombre d’agences acives de wedding planner à 1 000.

Le métier de wedding planner est apparu récemment. Les premiers organisateurs de mariage ont créé leur structure en 2005­2006. Aujourd’hui, 12 % des mariés font appel à des wedding planners. Le chiffre est en constante évolution.

Aux Etats­-Unis, les organisateurs de mariage sont implantés depuis plus de 20 ans et plus de 78 % des mariages sont orchestrés par des wedding planners. Il existe donc une forte marge de progression en France sur ce secteur. Une agence active traite 15 mariages par an. Pour être rentable elle doit en organiser environ 10. L’APCE (Agence pour la création d’entreprise) dévoile que les couples qui font appel à ce genre d’agence dépensent entre 20 000 et 30 000 euros. Le métier de wedding planner est un métier qui existe depuis le début des années 2000 mais qui ne prend de l’ampleur que depuis 5 ans.


L’interview d’un professionnel

Entreprise contactée : So happy events ­ La Roche­sur­Yon

Personne contactée : Gwendoline ­> cofondatrice de l’agence

Questions posées et réponses données :

1) Quelles études avez-­vous faites ?

BAC dans un lycée général + école de commerce (EGC la Roche sur Yon ­ formation en 3 ans)

2) Qu’est-­ce qui vous a amené à devenir coordinatrice événementiel ?

Avec Mélanie, mon associée, nous faisons du gospel depuis une quinzaine d’années et avons été amenées à chanter pour plus d’une soixantaine de cérémonies de mariage. C’est lors de ces prestations que nous nous sommes dit qu’il y avait des choses à faire, des idées à apporter et « dépoussiérer » comme nous aimons à le dire le monde du mariage ! Conscientes que le marché local ne suffirait pas à nourrir cette seule et unique activité, nous avons décidé d’élargir notre panel tant sur le plan cible que services. Nous travaillons ainsi également pour les entreprises pour leurs événements (inauguration, séminaire, petit déjeuner d’affaire, etc). De plus, concernant les particuliers, nous proposons nos services pour l’organisation d’anniversaire, d’enterrement de vie de jeune fille, bal de famille, etc.

3) Quel aspect du métier de coordinatrice événementiel vous plaît le plus ?

Il n’y a aucune routine professionnelle. Comme nous tenons à proposer et réaliser des projets 100% personnalisés, nous ne faisons jamais les mêmes choses sur le plan créatif et c’est très intéressant.

4) Quelle catégorie de demande de la part de particuliers forme la majeure partie de votre exercice ?

Concernant les clients particuliers : organisation de mariage

Concernant les clients professionnels : organisation d’inauguration

5) Quelles facettes, positives comme négatives, ressortent de votre fonction ?

Facettes positive : travail créatif, jamais routinier, on rencontre énormément de personnes.

Facettes négatives : créer et gérer une entreprise peut être parfois stressant.

6) Avez-­vous eu du mal à trouver un poste ?

Comme nous avons créé notre propre emploi, non !

7) Pourquoi cette envie de créer son entreprise ?

J’ai toujours eu l’envie d’entreprendre et d’être indépendante.

8) Y-a­-t-­il des périodes où les demandes sont plus importantes/fréquentes ?

Concernant les demandes, pas réellement. Cependant, on peut constater que les événements (mariages par exemple) sont plus généralement répartis sur la période mai à septembre.

Laurène Cognon & Mégane Nugier